Huishoudelijk Reglement

 

         

TOELATING ALS LID

Artikel 1.

1.     Zij die lid of ondersteunend lid van de vereniging willen worden, dienen zich online aan te melden, waarna het digitale aanmeldingsformulier, ingevuld en ondertekend,  en naar de ledenadministratie dient te worden gezonden.

2.     Betreft het de aanmelding van een minderjarige dan moet dit formulier (mede) zijn ondertekend door een wettelijke vertegenwoordiger.

3.     Het bestuur kan een aanmelding als lid doen volgen door een persoonlijk gesprek met de betrokkene.

4.     Het bestuur beslist omtrent de toelating van de kandidaat. De beslissing van het bestuur wordt de betrokkene schriftelijk of per email medegedeeld.

RECHTEN EN VERPLICHTINGEN DER LEDEN

Artikel 2.

De leden zijn verplicht zich strikt te houden aan het Parkreglement, het Bestuursreglement en aan de schriftelijke of mondelinge aanwijzingen van het bestuur of de namens het bestuur optredende personen en commissies.

Artikel 3.

1.     De leden dienen alle wijzigingen m.b.t. woonadres, e-mailadres en telefoonnummer, ten spoedigste online zelf in de ledenadministratie in te voeren.

2.     Contributie, administratiekosten, en eventuele entreekosten, worden door de vereniging geïnd per (bancaire) incasso. Indien de contributie niet tijdig is voldaan kan het bestuur een boete cq een contributieverhoging opleggen, dan wel maatregelen ingevolge artikel 7 lid lc van de Statuten nemen tegen het betreffende lid.

Artikel 4.

De leden zijn verplicht om gedurende het tennisseizoen tenminste twee bardiensten te vervullen. Het bestuur heeft de bevoegdheid om maatregelen te nemen tegen een lid, indien deze niet komt opdagen voor zijn bardienst.

Het bestuur kan bepaalde (groepen van) leden vrijstellen van de bardienst.

Artikel 5.

Het bestuur stelt een Parkreglement vast, waarin o.a. een introductieregeling is opgenomen. Ook stelt het bestuur een Bestuursreglement vast. Beide reglementen dienen beschikbaar te worden gesteld aan de leden en beschikbaar te zijn in het clubhuis.

BESTUUR

Artikel 6.

1.      In de eerste vergadering van het bestuur na de algemene vergadering wordt een vice voorzitter gekozen. Deze neemt bij ontstentenis van de voorzitter diens werkzaamheden waar.

2.      De voorzitter coördineert de taken en werkzaamheden van de leden van het bestuur, geeft leiding aan de vergaderingen van het bestuur en de algemene vergadering.

3.      De secretaris draagt zorg voor de notulering van de vergaderingen van het bestuur en de algemene vergadering. De secretaris is verantwoordelijk voor het jaarverslag, de correspondentie en voor de archivering van alle voor de vereniging relevante stukken.
De secretaris is tevens verantwoordelijk voor de ledenadministratie.

4.      De penningmeester is verantwoordelijk voor het financieel bestuur, de boekhouding en de archivering van alle financiële stukken.

5.      Alle bestuursleden zijn verantwoordelijk voor algemene en specifieke verenigingsactiviteiten zoals overeengekomen binnen het bestuur.

Artikel 7.

1.     Vergaderingen van het bestuur worden gehouden zo dikwijls als de voorzitter of tenminste drie bestuursleden dit wensen.

2.     Een bestuursvergadering wordt bijeengeroepen onder toezending van de agenda en de relevante stukken, tenminste drie dagen vóór de datum van de vergadering.

Artikel 8.

1.     Kandidaatstelling voor een door de algemene vergadering te kiezen bestuurslid kan geschieden door het bestuur dan wel door tien stemgerechtigde leden.

2.     Kandidaatstelling door leden geschiedt door middel van inlevering bij de secretaris van een daartoe strekkende schriftelijke verklaring, vergezeld van een bereidverklaring van de kandidaat, uiterlijk zeven dagen voor de algemene vergadering.

3.     Ieder jaar treden bij voorkeur een of meerdere bestuursleden af volgens een op te maken rooster, waarbij de volgorde zoveel mogelijk wordt bepaald naar die van toetreding van het lid tot het bestuur.

4.     Een bestuurslid treedt af uiterlijk drie jaar na zijn benoeming. Het bestuurslid kan zich twee maal herkiesbaar stellen voor maximaal eenzelfde termijn. Een bestuurslid kan derhalve niet langer dan negen jaar aaneengesloten een bestuursfunctie vervullen, tenzij de algemene vergadering in bijzondere gevallen anders besluit.

5.     De verkiezingen van bestuursleden ter vervanging van de aftredende(n) geschieden in de eerstkomende algemene vergadering.

ALGEMENE VERGADERING

Artikel 9.

De agenda van de algemene vergadering bevat, behalve uit de Statuten of dit Reglement voortvloeiende punten, ieder onderwerp dat tenminste zeven dagen vóór verzending der convocatie door tenminste tien stemgerechtigde leden schriftelijk ter kennis van de secretaris is gebracht.

COMMISSIES

Artikel 10.

1.     Het bestuur kan commissies benoemen met algemene of bijzondere opdrachten.

2.     Een commissie - met uitzondering van de kascommissie als bedoeld in artikel 12 lid 4 van de Statuten en de redactiecommissie - blijft te allen tijde verantwoordelijk tegenover het bestuur.

3.     Bij of spoedig na de benoeming worden de doelstellingen, bevoegdheden, eventueel budget en verplichtingen van iedere commissie geregeld.

4.     De commissies - met uitzondering van de kascommissie en de redactiecommissie - kunnen te allen tijde door het bestuur worden ontbonden. Ook kunnen een of meer leden daarvan als zodanig door het bestuur worden ontslagen en al dan niet door anderen worden vervangen.

KASCOMMISSIE

Artikel 11.

1.     De kascommissie, bestaande uit twee leden, wordt bij haar benoeming door de algemene vergadering aangevuld met een plaatsvervangend lid, dat bij ontstentenis van een van de commissieleden diens plaats zal innemen. Dit plaatsvervangend lid zal bij voorkeur in het volgende verenigingsjaar door de algemene vergadering worden benoemd tot lid van de kascommissie in de plaats van dat lid van de commissie, dat het langst in de commissie zitting heeft gehad.

2.     Benoemingen gelden voor periode van een jaar. Men kan maximaal drie jaar aansluitend lid zijn van de kascommissie.

3.     De kascommissie kan zich door een externe deskundige laten bijstaan.

REDACTIECOMMISSIE

Artikel 12.

1.      De algemene vergadering benoemt jaarlijks op voorstel van het bestuur een redactiecommissie bestaande uit tenminste drie leden.

2.      Benoemingen gelden voor een periode van een jaar.

3.      De redactiecommissie is belast met het in goed overleg met het bestuur samenstellen, produceren en verzenden van ’t Koepeltje, bevattende (actuele) berichten en verslagen (max. driemaal per jaar).

ADMINISTRATIE

Artikel 13.

1.     Het bestuur is verplicht op overzichtelijke wijze een volledige administratie bij te houden van:

a.      namen en adressen van alle leden;

b.      de gegevens van de spelende leden - te verstrekken aan de KNLTB

c.      presentielijsten en notulen van de algemene vergaderingen en vergaderingen van het bestuur;

d.     de bezittingen en schulden van de vereniging (kleine voorwerpen van geringe waarde, waarvan het gebruik korter dan een jaar pleegt te duren, behoeven daarin niet te worden opgenomen).

 2.     Het bedrag als bedoeld in artikel 11 lid 4 van de Statuten, wordt gesteld op € 25.000    (vijfentwintigduizend euro).

Aldus vastgesteld door de algemene ledenvergadering op 5 februari 2017.

versie HR 21 mei 2017

van de bestuurstafel overzicht